Wenn wir uns eine moderne Rentenabrechnungssoftware ausmalen könnten

Verwaltung und Abrechnung betrieblicher Versorgungsleistungen erfordern häufig einen hohen administrativen Aufwand. Neben den verschiedenen Durchführungswegen – meist in Kombination – müssen auch unterschiedliche Rentenarten wie z. B. Altersrenten, Witwenrenten, Halb- und Vollwaisenrenten sowie Berufsunfähigkeitsrenten abgerechnet werden. Doch ist dies erst die Spitze des Eisberges. Als Unternehmen müssen Sie gesetzliche Vorgaben einhalten und den Datenaustausch mit Steuerbehörden und Krankenkassen koordinieren. Vonseiten der Leistungsempfänger wird darüber hinaus auch noch eine pünktliche und fehlerfreie Auszahlung erwartet.

Das Angebot an Rentenabrechnungssoftware ist rar. Daher wird häufig eine Software von großen Payroll-Anbietern auch für die Abrechnung der Versorgungsbezüge eingesetzt. Diese ist aber nicht speziell auf die Abrechnung von Betriebsrenten ausgelegt. Die Folge ist, dass Funktionen mitlizenziert werden müssen, die überhaupt nicht benötigt werden, was wiederum unnötige Kosten verursacht.

Hinzu kommt, dass bei der Rentenabrechnung häufig sehr große Bestände abgerechnet werden müssen. Die Abrechnung kann dann schnell einige Stunden dauern.

Aber auf welche Funktionen und Features kommt es bei einer Rentenabrechnungssoftware wirklich an, um den beschriebenen Herausforderungen zu begegnen?

Anforderungen an eine moderne Rentenabrechnungssoftware

Die wichtigste Anforderung bereits vorab: Eine Rentenabrechnungssoftware muss fehlerfrei und effizient die abzurechnenden Versorgungsbezüge berechnen sowie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Rechtssicherheit bringt an dieser Stelle das entsprechende GKV-Zertifikat, ohne dieses eine Rentenabrechnungssoftware in Deutschland gar nicht zugelassen wird.

Die Software muss auch dafür gewappnet sein, dass interne und externe Durchführungswege unterschiedlich behandelt und abgerechnet werden müssen. Bei den internen Durchführungswegen richten sich die mit dem Abschluss der betrieblichen Altersvorsorge erworbenen Leistungsansprüche des Arbeitnehmenden gegen den Arbeitgeber, während sich der Leistungsanspruch bei den externen oder versicherungsförmigen Durchführungswegen gegen das Versorgungsträgerunternehmen richtet.

Für die Leistungsphase, also die Phase, in der die betriebliche Altersvorsorge an Beziehende von Betriebsrente ausgezahlt wird, hat der Gesetzgeber festgelegt, dass für die Betriebsrente – unabhängig vom jeweiligen Durchführungsweg – Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge, Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag zu zahlen sind.

Unterschiede bei internen und externen Durchführungswegen

Abseits anderer Unterschiede differieren interne und externe Durchführungswege durch die steuerliche Betrachtungsweise des Gesetzgebers. Während die Rentenzahlungen der internen Durchführungswege laut Paragraph 19 Einkommensteuergesetz als nachgelagerte Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit gewertet werden, werden die der externen Durchführungswege als sonstige Einkünfte nach Paragraph 22 Einkommensteuergesetz gewertet. Dies ist hinsichtlich der Abrechnung von Betriebsrenten bei den jeweiligen Versorgungsträgern bedeutsam, da diese Steuern nur für Betriebsrenten nach Paragraph 19 zu berechnen und abzuführen haben. Betriebsrenten der externen Durchführungswege hingegen werden im Rahmen der persönlichen Einkommensteuerveranlagung von Rentnerinnen und Rentner behandelt, d. h. die Versorgungsträger müssen für diese Gruppe weder Steuern berechnen noch abführen. Kurzum muss eine Rentenabrechnungssoftware in der Lage sein, sowohl interne als auch externe Durchführungswege abzurechnen.

Zudem ist darauf zu achten, dass alle Arten der Versorgungsbezüge der betrieblichen Altersversorgung abgerechnet werden können:

• Altersrenten
• (Teil-)Kapitalzahlungen
• Hinterbliebenenrente
• Erwerbsminderungsrente
• Sterbegelder
• Sachbezüge
• Abschlags- und Sonderzahlungen

Nach Durchführung der Abrechnung müssen bestimmte Abrechnungsmerkmale an das Bestandsverwaltungssystem übertragen werden. Ebenso sollte eine SEPA-Datei für die Auszahlung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Nettorente durch das Auszahlungssystem bereitgestellt werden.

Sämtliche Prozesse steuern

Leistungsstark und performant sollte die Software sein, um auch große Bestände von Versorgungsbeziehenden schnell abzuwickeln. Darüber hinaus sollte sie genau auf die spezifischen Bedürfnisse der Rentenabrechnung zugeschnitten sein.

Elementar ist ebenso, dass sich mit der Lösung sämtliche Prozesse zur Abrechnung und Auszahlung betrieblicher Rentenleistungen steuern lassen und Geschäftsvorfälle vollständig unter Einhaltung aller gesetzlicher Vorgaben automatisiert werden können.

Dass die Sachbearbeitenden das System idealerweise über ein Webfrontend intuitiv bedienen können, ist dabei selbstredend.

Aber auch das behördliche Meldewesen wird immer komplexer. Die Rentenabrechnungssoftware muss daher in der Lage sein, nach Durchführung der Abrechnung relevante Abrechnungsmerkmale möglichst automatisiert an Krankenkassen und Finanzbehörden zu übertragen. Zu der im Rahmen der Abrechnung der Betriebsrenten vorgeschriebenen Behördenkommunikation zählen im Bereich Steuer folgende Verfahren:

• ELSTAM-Verfahren
• die Lohnsteueranmeldung
• die Lohnsteuerbescheinigung
• das Rentenbezugsmitteilungsverfahren

Zu den Meldeverfahren im Bereich der Sozialversicherung zählen folgende Verfahren:

• Beitragsnachweisverfahren
• Zahlstellenmeldeverfahren

Basisfunktionen einer modernen Rentenabrechnungssoftware im Überblick

Hier eine Checkliste zu den Basisfunktionen, die eine Standardsoftware haben sollte:

• Abrechnung von Witwen-, Halb- und Vollwaisenrenten sowie Erwerbsunfähigkeitsrenten.
• Abrechnung von allen Durchführungswegen, auch in Kombination
• Steuerung sämtlicher Prozesse zur Abrechnung und Auszahlung betrieblicher Rentenleistungen und vollständige Automatisierung von Geschäftsvorfällen unter Einhaltung aller gesetzlicher Vorgaben
• Berücksichtigung von Sterbegeld, Abschlags- und Sonderzahlungen
• Rückwirkende Korrekturmöglichkeit von bis zu 5 Jahren
• Umsetzung von Pfändungen durch ein integriertes Pfändungsmodul
• Lohnkonto für jeden Betriebsrentner und jedes Kalenderjahr
• Generierung von SEPA- bzw. Auslandzahlungsdateien für die Auszahlung von Steuer, SV-Beiträgen und Nettorente
• Meldetool für die Abwicklung des behördlichen Meldewesens

Vorteile einer modernen Standardabrechnungssoftware

Der Einsatz einer Standardsoftware bietet sich an, um die damit verbundenen Vorteile zu generieren. Hier sind Investitionsschutz und Kosteneinsparungen durch technologische Weiterentwicklung sowie Abbildung gesetzlicher und regulatorischer Änderungen im Rahmen der Wartung an erster Stelle zu nennen. Da ein Wechsel der Rentenabrechnungssoftware für die HR-Sachbearbeiter mit einem sehr hohen Aufwand neben dem bestehenden Tagesgeschäft verbunden ist, sollte die Software nicht zu oft gewechselt werden. Hier kann eine Standardsoftware mit entsprechender Zukunftssicherheit punkten, da sie in der Regel große Verbünde an Anwendern nutzen und die Software auf einer zukunftssicheren Technologie basiert und releasefähig ist.

Weitere Vorteile einer Standardsoftware:

• Erleichterung der Kommunikation zwischen allen beteiligten Personen und Institutionen der Abrechnung von betrieblicher Altersversorgung

• Einfache Integration in eine vorhandene IT-Landschaft
• Zeitliche Entlastung und Schaffung von Kapazitäten für das originäre Personalmanagement
• Flexible Anbindung an vorhandene Umsysteme über standardisierte Schnittstellenadapter
• Zukunftssicherheit durch neueste Technologie und Standardsoftware
• Releasefähigkeit und Verfügbarkeit in der Cloud
• Rechtssicherheit durch jährliches Audit
• Skalierbarkeit durch die Abrechnung von großen Beständen in kurzer Zeit

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