bAV: Elektronische Meldeverfahren in der Leistungsphase

Neben der ordnungsgemäßen Abrechnung und Auszahlung von Betriebsrenten verpflichtet der Gesetzgeber die Versorgungsträger der betrieblichen Altersversorgung (bAV) – die sogenannten Zahlstellen – dazu, auf Betriebsrenten anfallende Sozialversicherungsbeiträge und Steuern einzubehalten und an die gesetzlichen Krankenkassen oder die Finanzämter abzuführen.

Für diese Aufgaben tauschen die an diesem Prozess beteiligten Stellen

• Zahlstelle
• Gesetzliche Krankenkassen der Betriebsrentner
• Betriebsstättenfinanzamt (der Zahlstelle zugeordnetes Finanzamt)
• Bundeszentralamt für Steuern
• Datenstelle der Rentenversicherung
• Zulagenstelle für Altersvermögen

Daten elektronisch mittels amtlich vorgeschriebener Datensätze und Übertragungsvorschriften aus.

Getrennt nach Steuer- und Sozialversicherung sind dies die folgenden Verfahren:

• Maschinelles Anfrageverfahren der IdNr (MAV)
• ELStAM-Verfahren (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)
• Elektronische Lohnsteueranmeldung
• Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
• Rentenbezugsmitteilungsverfahren
• Maschinelle Abfrage Versicherungsnummer
• Elektronischer Beitragsnachweis
• Elektronisches Zahlstellenmeldeverfahren

In Folgenden werden die elektronischen Meldeverfahren mit ihren jeweiligen Inhalten vorgestellt:

Maschinelles Anfrageverfahren der IdNr

Für die korrekte Zuordnung des in den steuerlichen Meldeverfahren betroffenen Betriebsrentners ist seine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr) erforderlich. Fehlt der Zahlstelle diese Information, kann sie von ihr über das maschinelle Anfrageverfahren (MAV) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) ermittelt werden.

ELStAM-Verfahren

Die Finanzverwaltung ist für die Bildung und Änderung der Lohnsteuerabzugsmerkmale – wie z.B. Steuerklasse, Freibetrag und Religionszugehörigkeit – sowie deren Bereitstellung für den elektro-nischen Abruf zuständig. Die entsprechenden Daten werden durch das Bundeszentralamt für Steuern in der sogenannten ELStAM-Datenbank geführt.

Die Zahlstelle ist gesetzlich verpflichtet, den Betriebsrentner bei der Finanzverwaltung anzumelden und dessen ELStAM anzufordern. Nach dem Abruf sind die ELStAM verpflichtend für den Lohnsteuerabzug anzuwenden. Etwaige Änderungen, wie etwa ein Steuerklassenwechsel, stellt die Finanzverwaltung durch sogenannte ELStAM-Änderungslisten spätestens bis zum fünften Werktag des Folgemonats zum elektronischen Abruf bereit.

Elektronische Lohnsteueranmeldung

Die abgerechneten Werte von Lohn- und Kirchensteuer sowie Solidaritätszuschlag sind von der Zahlstelle einzubehalten, beim zuständigem Betriebsstättenfinanzamt elektronisch anzumelden und an dieses termingerecht abzuführen.

Der Zeitraum, für den die Lohnsteuer elektronisch angemeldet werden muss, beträgt im Regelfall einen Monat und läuft stets bis zum zehnten Tag des darauffolgenden Monats.

Spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums sind die einbehaltene Lohnsteuer, der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer in einem Betrag an die Finanzkasse des Betriebsstättenfinanzamts abzuführen (§ 41a Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Für jeden Betriebsrentner und jedes Kalenderjahr ist ein Lohnkonto zu führen. Dieses enthält neben persönlichen Angaben und Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Betriebsrentners die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge, die Freibeträge sowie die Nettorente (die erforderlichen Angaben sind im § 4 und § 5 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung sowie in §8 der Beitrags-verfahrensverordnung definiert).

Bei Beendigung eines Betriebsrentenbezuges oder am Ende des Kalenderjahres hat die Zahlstelle das Lohnkonto des Betriebsrentners zu schließen und der Finanzverwaltung aufgrund der darin hinterlegten Aufzeichnungen spätestens bis Ende Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln.

Rentenbezugsmitteilungsverfahren

Für Betriebsrentner werden in den bAV-Durchführungswegen Pensionskasse, Pensionsfonds und Direktversicherung weder Lohn- und Kirchensteuer noch Solidaritätszuschlag abgerechnet und abgeführt. Der Gesetzgeber wertet den Rentenbezug dieser Durchführungswege steuerlich als „Sonstige Einkünfte“ (§22 EstG), die steuerlich nicht durch den Versorgungsträger, sondern zwischen Rentner und Finanzbehörden im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung behandelt werden.

Um daher eine vollständige und zutreffenden Besteuerung von Betriebsrenten sicherzustellen, sind die Zahlstellen verpflichtet, die Leistungen jährlich bis Ende Februar des Jahres, das auf das Jahr des Leistungsbezuges folgt, elektronisch in Form einer sogenannten Rentenbezugsmitteilung an die zentrale Zulassungsstelle für Altersvermögen (ZfA) zu übermitteln. Die Grundlage für die Angaben in der Rentenbezugsmitteilung sind § 22a EStG und § 93 c der Abgabenordnung.

Maschinelle Abfrage Versicherungsnummer

Analog zum maschinellen Anfrageverfahren der IdNr ist für die richtige Zuordnung des Betriebsrentners in den elektronischen Verfahren der Sozialversicherung seine Versicherungsnummer erforderlich. Ist der Zahlstelle diese nicht bekannt, kann sie elektronisch bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgefragt werden (§ 28a Absatz 3a SGB IV).

Elektronischer Beitragsnachweis

Die Zahlstellen sind gesetzlich verpflichtet, für jeden Abrechnungszeitraum und für jede gesetzliche Krankenkasse, bei der von ihr abgerechnete Betriebsrentner versichert sind, einen sogenannten Beitragsnachweis zu erstellen und elektronisch zu übermitteln.

Der Beitragsnachweis enthält bei jeder Krankenkasse eine detailliertere Übersicht der Beitragssummen von Kranken- und Pflegeversicherung der Betriebsrentner. Die ausgewiesene Summe muss von der Zahlstelle an die jeweilige Krankenkasse abgeführt werden.

Für die Abführung sind gesetzliche Fristen einzuhalten. Die Beiträge müssen spätestens bis zum drittletzten Bankarbeitstag eines Monats bei der jeweiligen Krankenkasse eingegangen sein. Bereits zwei Arbeitstage vorher muss der jeweilige Beitragsnachweis per elektronischer Meldung an die jeweilige Krankenkasse übermittelt werden.

Grundlagen für das Meldeverfahren sind u. a. die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV), die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung zur Sozialversicherung nach § 28b Abs. 1 SGB IV sowie die Beitragsverfahrensverordnung.

Elektronisches Zahlstellenmeldeverfahren

Beim Zahlstellenverfahren handelt es sich um ein Meldeverfahren zwischen den gesetzlichen Krankenkassen und den Zahlstellen. Es stellt sicher, dass die auf Betriebsrenten anfallenden Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge korrekt und vollständig erhoben werden.

Im Zahlstellenmeldeverfahren meldet die Zahlstelle an die Krankenkasse des Betriebsrentners die erstmalige Bewilligung, die Höhe, jede Veränderung sowie die Beendigung einer Betriebsrente.

Auf Basis dieser Meldungen ermittelt die Krankenkasse den maximalen Umfang der Beitragspflicht zur Kranken- und Pflegeversicherung. Dabei berücksichtigt sie gegebenenfalls vorhandene weitere beitragspflichtige Einnahmen, wie zum Beispiel gesetzliche Renten und weitere
Versorgungsbezüge. Hierdurch erfährt die Zahlstelle, ob und bis zu welchem Betrag die jeweilige Betriebsrente beitragspflichtig ist, und führt die Beiträge an die Krankenkasse ab.

Die Verpflichtung zur Durchführung des Zahlstellenverfahrens ergibt sich aus § 256 SGB V. Die Meldepflichten der Zahlstellen und Krankenkassen sind in § 202 SGB V beschrieben.

Wenn Sie erfahren möchten, wie wir bei der Abrechnung von Betriebsrenten helfen können, wenden Sie sich bitte an unseren Experten Thomas Dietsch, Senior Business Developer.

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