„Ist das nicht Ressourcenverschwendung?“ – eine Frage, die sich viele Entscheider:innen stellen, wenn es um den Einsatz der Rolle der Projektassistenz in einem IT-Projekt geht.
IT-Projekte sind komplex und erfordern eine Vielzahl von Fähigkeiten und Ressourcen, um erfolgreich abgeschlossen zu werden. Inmitten dieser Komplexität spielen sie eine unauffällige, aber entscheidende Rolle: die Projektassistent:innen. Deren Unterstützung ist oft der Schlüssel für ein reibungsloses Projektmanagement. Die Wichtigkeit dieser Rolle fällt meist erst auf, wenn auf sie verzichtet wurde.
Unterschied: Project Management Office und Project Office
Das Project Management Office (PMO) ist eine zentrale Einheit im Unternehmen, welche Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten verantwortet. Sie dient als Instanz, um Projektmanagementstandards zu etablieren. Im Gegensatz zum Project Management Office arbeitet das Project Office im Einzelprojektmanagement und die Projektassistenz unterstützt dabei ein einziges Projekt.
Projektassistent:innen übernehmen administrative Aufgaben wie Terminplanung, Dokumentenverwaltung oder die Vorbereitung von Präsentationen. Durch die Bereitstellung dieser unterstützenden Struktur wird der organisatorische Druck für die Verantwortlichen reduziert, was zum Erfolg des Projektes beiträgt. Denn durch die so geschaffene Entlastung der Projektleitung und des Teams können diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
Durch geschicktes Zeit- und Ressourcenmanagement hilft die Projektassistenz dabei, Engpässe zu vermeiden, enge Terminvorgaben zu koordinieren und die Produktivität des Teams zu steigern. Die Projektassistenz ist die Schnittstelle für eine effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern. Sie stellt sicher, dass Informationen fließen und die Zusammenarbeit reibungslos verläuft.
„Was wäre Batman ohne Robin?“
In der Welt von Batman ist Robin ein Verbündeter und Partner von Batman, der ihn bei seinen Missionen unterstützt. Sicherlich wäre Batman auch ohne Robin genial, aber wahrscheinlich mit seinen Aufgaben überfordert.
Eine qualifizierte Projektassistenz ist ein unsichtbarer, aber unverzichtbarer Teil eines Projektes. Sie ermöglicht es der Projektleitung, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und trägt somit maßgeblich zum Erfolg bei.
Obwohl wir eine Standardsoftware anbieten, gleicht kein IT-Projekt dem anderen. Daher ist es in der Phase der Projektinitialisierung wichtig, Handlungsbereiche und Spielräume für die Projektassistenz festzulegen und dadurch selbstständiges Arbeiten und Entscheiden zu ermöglichen.
Die Projektleitung wird direkt durch die Unterstützung beim Aufbau und bei der Durchführung des operativen Projektmanagements entlastet. Daher sollte die Projektassistenz ähnlich qualifiziert sein wie die Projektleitung und Projektmanagement-Methoden anwenden können. Durch dieses Tandem-Modell teilt sich die Projektleitung die Verantwortung mit der Projektassistenz.
Oft als Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam agierend, muss die Projektassistenz ein hohes kommunikatives Geschick, ein gutes Gespür für Konflikte und deren Lösung sowie viel Empathie im Projekt-Alltag besitzen.
Die Funktion als Schnittstelle zwischen der Projektleitung und dem Projektteam erfordert die Zusammenarbeit mit wechselnden Ansprechpartnern in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld.
Bei den Projekten von adesso insurance solutions besitzt die Projektassistenz demzufolge ein breites Spektrum an Verantwortlichkeiten, was ihre Rolle so bedeutsam macht.
Good Job – mit Robin an seiner Seite kann Batman sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren und die Mission erfolgreich beenden.
Sie möchten mit einem unserer Experten darüber sprechen, wie unsere Software bei der Modernisierung der Versicherungs-IT hilft? Dann kontaktieren Sie gerne Karsten Schmitt, Head of Business Development bei adesso insurance solutions.
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