Effizienter werden: Modernes Anforderungs­management

Wenn wir eine Standardsoftware entwickeln oder bei Kunden einführen, sind natürlich alle Anforderungen an das IT-System selbst sowie für alle relevanten Schnittstellen zu erheben, „zweckmäßig zu dokumentieren, zu überprüfen und abzustimmen sowie die dokumentierten Anforderungen über den gesamten Lebenszyklus des Systems hinweg zu verwalten“, schreibt Klaus Pohl in seinem Buch Process-Centered Requirements Engineering: Advanced Software Development.

Und genau hier fängt die Herausforderung an. Man findet oft Word-Dokumente, die per E-Mail verteilt werden und mit Excel-Dokumenten verknüpft sind, die irgendwo abgespeichert sind. Ständig ist zu klären, welches Dokument die aktuell geltenden Anforderungsbeschreibungen enthält. Stimmt der Status auf dem Deckblatt?

Es kommt nicht selten vor, dass Stakeholder um eine Bestätigung oder Freigabe einer Anforderungsspezifikation gebeten werden müssen, damit die eigentliche Implementierung beginnen kann. Meist gibt es nicht nur einen Stakeholder, der die Anforderungsbeschreibung freigeben soll, sondern vielleicht zwei, drei oder mehr. Dann fängt es an, kompliziert zu werden. Wenn man Pech hat, ist zwar der Text von jedem Reviewer angepasst worden, aber leider, ohne den Änderungsmodus zu aktivieren. Dann sind mindestens zwei Dokumente zu vergleichen und wieder zu einem zu machen. Und wenn die Anforderungsklärung mehrerer Runden bedarf, kann das auch zwei- oder dreimal passieren.

Und wie ist überhaupt der Umsetzungsgrad der Anforderungen oder der weiteren To-do’s im Zusammenhang mit der Anforderungsklärung? So z. B. die Beschaffung von Detaildokumentationen, Schnittstellenbeschreibungen oder Prozessdiagrammen.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann gibt es hier einen Vorschlag, wie man dieses Vorgehen effizienter gestalten könnte.

Welche Ziele gibt es im Anforderungsmanagement?

Zunächst die Transparenz der Anforderungsbeschreibung bei der kollaborativen Zusammenarbeit. Insbesondere, wenn mehrere Menschen (gleichzeitig) an einem Dokument arbeiten. Änderungen sollen kontinuierlich nachverfolgt werden können. Wobei eine Versionierung des Dokumentes erfolgt.

So soll die Nachverfolgbarkeit von Spezifikations- und Reviewprozessen sowie die Dokumentation von Entscheidungsständen und Genehmigungen erreicht werden.

Wünschenswert ist eine Anzeige zum Bearbeitungsstand der Umsetzung von (Detail-)Anforderungen, die aus der Anforderungserhebung resultieren. Damit eine Steuerung und Nachverfolgung der To-do’s erleichtert wird.

Letztlich soll ein Entscheidungs- und Dokumentenarchiv aufgebaut und kontinuierlich gepflegt werden.

Atlassian Confluence mit Comala Document Management als Erweiterung

Confluence ist eine weitverbreitete kommerzielle Enterprise-Wiki-Softwarelösung zur kollaborativen Arbeit, Dokumentation und Kommunikation von Wissen sowie Wissensaustausch in Unternehmen und Organisationen. Entwickelt wurde sie vom australischen Unternehmen Atlassian.

Eine Definition von Workflows ist im Standardsystem von Confluence nicht bzw. nur mit umständlichen Workarounds möglich. Für die allermeisten Nutzer ist das sicher keine Lösung, obwohl immer noch effizienter als ein Textdateien-E-Mail-Weitwurf ...

Diese Lücke in Confluence kann mit der Confluence-Erweiterung Comala Document Management geschlossen werden. Mit dieser Erweiterung lassen sich Prozesse im Rahmen von Qualitätsmanagement, technischer Dokumentation, redaktioneller Veröffentlichungen oder Pflege von Grundsatzdokumenten effizient unterstützen.

Einfache Lesebestätigungen sind umsetzbar. Es können aber auch komplexere Workflows für Review-, Genehmigungs- und Abnahmeprozesse abgebildet und deren Durchführung revisionsfähig dokumentiert werden.

Anforderungen der ISO 9001 Norm können damit erfüllt werden, was einen wichtigen Mehrwert darstellt.

Wie könnte das Anforderungsmanagement konkret aussehen?

Ein Product Owner oder ein Requirements Engineer beschreibt die Anforderungen innerhalb von Confluence. Andere Stakeholder können ihre Anmerkungen oder Ergänzungen als Textanpassungen oder als Kommentare auf dieser Seite hinterlegen. Jede Änderung wird automatisch versioniert und kann jederzeit mit anderen Dokumentständen verglichen oder auch wiederhergestellt werden.

Offene Punkte oder Fragen können z. B. als sogenannte Aufgaben erfasst werden sowie mit einem Zieldatum und einem oder mehreren verantwortlichen Confluence-Nutzern ergänzt werden. In den jeweiligen individuellen Confluence-Profilen werden diese Aufgaben dann angezeigt und können aufgerufen und bearbeitet werden.

Bestimmt werden in einer solchen Spezifikation mehrere, einzeln umzusetzende Funktionen beschrieben. Diese könnten evtl. sofort als Umsetzungstickets im eigenen Ticketsystem erfasst und auf der Confluence-Seite verlinkt werden.

Sofern parallel etwa das Ticketsystem JIRA von Atlassian genutzt wird, können diese Tickets an geeigneter Stelle sehr einfach verlinkt werden. Dabei gibt es die Möglichkeit, eine Zusammenfassung des Tickets inkl. definierbarer Detailinformationen (etwa den Bearbeitungsstatus oder zugeordneten Mitarbeitende) anzuzeigen.

Damit könnte man auch auf dieser Spezifikationsseite den jeweiligen Stand der Umsetzung einer Funktion gleich mitverfolgen. Die Spezifikationsseite kann so als Dokumentation der tatsächlich umgesetzten Funktionen und Anforderungen genutzt werden.

Ändern sich im Zeitablauf die Anforderungen oder werden diese geändert, können diese Anpassungen an die Anforderungen wieder auf dieser Seite erfasst werden.

Review- und Genehmigungsprozesse mit Comala Workflow

Irgendwann möchte man die Anforderungsbeschreibung abschließen, um mit der Umsetzung beginnen zu können oder um die Erstellung einer Dokumentation abzuschließen. Somit muss man einen Stand der Beschreibung fixieren, auf den sich alle Stakeholder festgelegt haben.

Dazu kann man einen der mitgelieferten Workflows mit vier Mausklicks auf einer Seite aktivieren. Natürlich können bestehende Workflows angepasst oder auch ganz neu entwickelt werden.

Wir halten die Welt hier einfach und entscheiden uns für einen überschaubaren Genehmigungsworkflow. Der Requirements Engineer etwa aktiviert einen Workflow mit einer Genehmigungsstufe. Man gibt dann die Confluence-Nutzer an, die diese Seite genehmigen sollen und fertig. Die Reviewer können nun ihre Freigabe über zwei Mausklicks erteilen, oder eben diese – ggf. mit einem Kommentar versehen – verweigern. In der Praxis wird man eher über den Anpassungsbedarf reden, sich abstimmen und dann den Workflow als letzten Schritt starten.

Sofern es im Nachgang einer Seitenfreigabe zu einer Änderung auf der Seite kommt, ändert sich der Seitenstatus automatisch wieder auf einen Status vor der Freigabe. Auf welchen genau, kommt auf den Workflow an. Wenn eine Version aber einmal freigeben wurde, ist sie archiviert und kann jederzeit beauskunftet werden. Auch kann die freigegebene Version stets wieder angezeigt werden.

Insgesamt können über diese Vorgehensweisen die Einhaltung von Standards wie FDA Title 21 CFR Part 11, ISO 9001, ISO 13485 oder GxP erreicht werden. Die Revision der ISO-9001-Norm von 2015 hat zudem die Option eröffnet, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-Handbuch durch eine Wiki-Lösung zu erfüllen. Die Möglichkeit, die Einhaltung von Prozessen zu gewährleisten, ist aus Compliance-Sicht sehr relevant.

Zusätzlich wird bei Hinterlegung des ersten Comala Workflows automatisch eine eigene Übersicht in Confluence für den relevanten Confluence-Bereich erzeugt, die alle Seiten mit Comala Workflows erfasst und den aktuellen Workflow-Status sowie weitere Details zu dieser Seite auflistet. Für ein Projektmanagement sehr angenehm.

Natürlich gibt es noch weitere Möglichkeiten, wie man die eingangs genannten Ziele anders erreichen könnte. Eine Möglichkeit wäre zum Beispiel Microsoft Power Automate in Verbindung mit Markups auf Teams und Share Point zu nutzen. Da aber Confluence als „Dokumentationsbasis“ sehr verbreitet ist, sollte diese Variante heute in ihren Grundzügen vorgestellt werden. Grundzüge, weil die Kombination aus Confluence, Comala Workflows und Jira noch mehr zu bieten hätte.

Sie möchten mit einem unserer Experten darüber sprechen, wie unsere Software bei der Modernisierung der Versicherungs-IT hilft? Dann kontaktieren Sie gerne Karsten Schmitt, Head of Business Development bei adesso insurance solutions.