Digitale Renten­über­sicht – darauf müssen Sie achten

Der Zeitplan für die Einführung der Digitalen Rentenübersicht steht fest.  Demnach kommt in den nächsten Jahren die Pflicht zur Anbindung an die Zentrale Stelle für die Digitale Rentenübersicht (ZfDR) auf die Vorsorgeeinrichtungen zu. 

Für Versicherungsmanager stellt sich die Frage, ob sie die Funktionalitäten für die Erfüllung der Meldepflichten in Richtung ZfDR über eine Eigenentwicklung oder über den Kauf einer Standardsoftware lösen möchten.

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Vorsorgeeinrichtungen hausintern zeitnah die Entscheidung fällen, ob sie schon in der freiwilligen ersten Betriebsphase der ZfDR ab Dezember 2022 an der Digitale Rentenübersicht teilnehmen oder sich Zeit lassen möchten, bis die obligatorische Anbindung (voraussichtlich im Jahr 2024) greift.

Versicherer, die schon in der ersten Betriebsphase teilnehmen möchten, sollten sich im Juli 2022 an die ZfDR anbinden. Daher ist für Vorsorgeeinrichtungen ein kritischer Blick auf die notwendigen eigenen Ressourcen ratsam, die es braucht, um die Eigenentwicklung bis Juli 2022 stemmen zu können.

Wartungsbetrieb rechtzeitig aufbauen
Herausfordernd ist, dass schon während der Eigenentwicklung der zukünftige Wartungsbetrieb aufgebaut werden muss. Technologische Weiterentwicklung und vor allem die Systempflege aufgrund regulatorisch notwendiger Änderungen muss insbesondere für eine neu eingeführte Meldepflicht, wie die Digitale Rentenübersicht, sichergestellt werden. Es ist davon auszugehen, dass die ZfDR in der Evaluationsphase Verbesserungen am Prozess und auch an den zu meldenden Daten bzw. an den zur Meldung verwendeten technischen Schnittstellen vornehmen wird. Hinzu kommt, dass die Vorsorgeeinrichtung nach der erfolgreichen Eigenentwicklung die hausintern aufgebaute Kompetenz auf keinen Fall wieder ziehen lassen darf. Das Wissen in Bezug auf die Eigenentwicklung, und zwar sowohl in fachlicher als auch in technischer Hinsicht, muss sicher und langfristig zur Verfügung stehen.

Kriterien für den Kauf einer Standardsoftware
Zu empfehlen ist der Kauf einer Standardsoftware. Auf welche Kriterien sollten Versicherungsmanager bei der Software und beim Softwareanbieter schauen?

Leistungsumfang Standardsoftware:

• Die Kapselung der erforderlichen Fachlichkeit und benötigten Technik zwischen dem Bestandsführungssystem der Vorsorgeeinrichtung und der ZfDR muss durch die Software erfolgen.
• Die Software muss für die melderelevanten Verträge den Datensatz VZ01 erzeugen. Ebenso muss das System sicherstellen, dass für eine Anfrage der ZfDR, zu der mehrere Verträge vorliegen, eine Antwort mit allen der Vorsorgeeinrichtung zugehörigen Verträgen erzeugt wird.
• Die Datenhaltung der Software muss planmäßig und außerplanmäßig mit den melderelevanten Daten der Bestandsführungssysteme der Vorsorgeeinrichtung befüllt werden. Auch Aktualisierungen innerhalb eines Jahres zu beliebigen Zeitpunkten müssen möglich sein.
• Es darf keine historische Haltung der Daten erfolgen. Negativ beantwortete Anfragen müssen sofort physisch gelöscht werden.
• Anfragen der ZfDR müssen innerhalb der vorgegebenen Antwortzeit beantwortet und nur die jeweils aktuellen vorliegenden Daten und Dokumente aus den Bestandsführungssystemen an die ZfDR versendet werden können.
• Die Softwarelösung muss eine vorgegebene Standmitteilung in PDF-Format auf die geforderten Formate und Darstellungen der ZfDR angepasst an die ZfDR übermitteln können.
• Die Software muss in der Lage sein, die jeweils neueste Standmitteilung zu den einzelnen Verträgen in PDF-Form aus dem elektronischen Archiv der Vorsorgeeinrichtung zu holen und eventuell nötige weitere Formatanpassungen der Dokumente, bspw. Kompression, durchzuführen.
• Die Softwarelösung muss in der Lage sein, initial alle noch fehlenden Steuer-Identifikationsnummern beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) anzufragen.
• Sachbearbeiter müssen Eingriffsmöglichkeiten zur Korrektur einzelner Meldungen und zur Behandlung von Fehlermeldungen der Behörde erhalten.
• Die Softwarelösung muss so umgesetzt sein, dass sie in die Anwendungslandschaft der Vorsorgeeinrichtung integriert werden kann. Schnittstellen zu fachlichen Umsystemen (Bestand, Partner, Postkorb, Exkasso etc.) müssen sowohl fachlich als auch technologisch so gestaltet sein, dass über Adapter die gegebenen Umsysteme der Vorsorgeeinrichtung angebunden werden können.
• Die Softwarelösung sollte idealerweise auf den Einsatz mit mehreren Mandanten, im Sinne von juristischen Entitäten im Auftreten gegenüber Behörden, und für mehrere Bestandsführungssysteme je Mandant ausgelegt sein.
• Die Software sollte out-of-the-box sowohl on-premises als auch in der Private oder der öffentlichen Cloud laufen können.

Anforderungen an den Softwareanbieter

• Der Softwareanbieter muss die Weiterentwicklung der Standardsoftware in der DNA haben. Die inhaltliche Weiterentwicklung der Standardsoftware muss durch Wartungsverträge und regelmäßige Updates durch den Anbieter gewährleistet werden.
• Die Systempflege zur Einhaltung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen sollte der Softwareanbieter übernehmen. Nur so lassen sich die hausinternen Ressourcen bei der Vorsorgeeinrichtung langfristig entlasten.
• Für die Einführung der Standardsoftware muss der Anbieter geschultes Personal zur Verfügung stellen können.
• Der Anbieter muss einen langfristigen Support mit ausreichendem Service Level bieten. Auch eine technische Plattform für die Fehler- / Supportkommunikation sollte vorhanden sein.
• Der Softwareanbieter sollte beispielsweise über Gremienmitarbeit up to date sein, wenn es um die fachlichen und technischen Entwicklungen rund ums Thema Digitale Rentenübersicht geht.

Die genannten Kriterien für die Auswahl der geeigneten Standardsoftware und Softwareanbieter in Sachen Digitale Rentenübersicht sind gewiss nicht erschöpfend, aber es sind zum aktuellen Zeitpunkt die wichtigsten.

Wenn Sie Fragen zum Thema Digitale Rentenübersicht haben oder über weitere Kriterien zur Auswahl einer geeigneten Standardsoftware sprechen möchten, dann wenden Sie sich gerne an unseren Experten Senthuran Sabaratnam.