Mit Digitalisierung die HR-Abteilung entlasten?

 

Die Erwartung von Mitarbeitern an das Angebot der Arbeitgeber hat sich in den letzten Jahren massiv verändert. Daher ist das Portfolio mit betrieblicher Altersversorgung (bAV), Zeitwertkonten (ZWK) oder Lösungen für einen gleitenden Übergang in den Ruhestand (ATZ), welches zusammengefasst als „Benefits“ bezeichnet wird, in Unternehmen unüberschaubar groß geworden. Der Bedarf der Personalabteilungen an strukturierter Beratung und einer smarten IT-Lösung zur möglichst automatisierten Bearbeitung von Geschäftsvorfällen ist deshalb gestiegen.

Dies liegt nicht nur im Trend der Zeit, sondern unterstützt das Ziel der Entlastung der Personalabteilungen. Die Kapazitäten in diesem Bereich sollen für strategisches Arbeiten zur Verfügung stehen, nicht für wiederkehrende Routineaufgaben. Darüber hinaus erwarten die Mitarbeitenden der Unternehmen einen Online-Zugang zu Informationen und persönlichen Daten bezüglich der Leistungen ihres Arbeitgebers. Eine Änderung der Kontoverbindung muss längst nicht mehr zwingend persönlich in der Personalabteilung bekannt gegeben werden, sondern könnte über ein Portal erfolgen.

 

Erfahrungsgemäß ist eine Vielzahl von Unternehmen heute noch nicht bereit für ein Digitalisierungsprojekt. Das hat folgende Gründe:

• Gewachsene Strukturen
  Die Verwaltung der Benefits wird in der Regel in gewachsenen Strukturen vollzogen. Hier hilft ein Excel-Sheet bei der Berechnung einer Leistung, dort eine Auswertung bei der Zusammenstellung von Zahlenmaterial für den Finanzbereich. Die Leistungsnachweise für die Uralt-Zusage werden mittels Serienbriefes erstellt.
  
  

• Personengebundene Administration
  Die laufende Betreuung der Zusagen und der begünstigten Personen liegt sehr oft in den erfahrenen Händen von langjährigen Verantwortlichen oder einem eingespielten Team. Das ist eine angenehme Situation, die aber regelmäßig zu einem Wissens-Silo führt, der zunächst nicht stört, sich aber allerspätestens bei einer notwendigen Nachfolgeregelung bemerkbar macht.
  
  
• Individuelle Regelungen für individuelle Mitarbeiter
  „Die kollektive Zusage gibt die Regeln vor – aber doch nicht für Herrn bzw. Frau XYZ, oder? Da müssen wir eine individuelle Regelung finden.“ Die guten Vorsätze sind durchaus da, aber die Realität zeigt, dass es in nahezu jedem Unternehmen Abweichungen von der Regel gibt. Bei Bearbeitungen, wie im Leistungsfall, ist dann die vor etlichen Jahren getroffene Regelung zu beachten und entsprechend umzusetzen. Das funktioniert, sofern die an den damaligen Gesprächen beteiligten Personen noch aktiv sind oder aber der Vorgang gut dokumentiert ist. Im Rahmen von Umstellungsprojekten und insbesondere bei der Digitalisierung von Prozessen müssen diese Einzelfälle in ihrer Vielfalt aber gefunden und berücksichtigt werden.
  
  
• Altsysteme und Patchwork-Landschaften
  Versorgungswerke und Zusagen auf sonstige Leistungen wachsen und altern mit dem Unternehmen. Durch Unternehmenskäufe bzw. Übernahmen kommen im Laufe der Zeit weitere Zusagen hinzu, die aus strategischen Gründen oftmals unverändert fortgeführt werden. Es entsteht ein bunter Strauß an geschlossenen, offenen und individuellen Regelungen.
  
  
  

Steigerung von Effizienz und Qualität unter Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen

Das Ziel eines Digitalisierungsprojektes ist die Steigerung von Effizienz und Qualität in der Verwaltung, die den gestiegenen Ansprüchen der Mitarbeitenden und Leistungsempfänger in hohem Maße gerecht wird. Dabei sind die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten. So entstehen Verwaltungsprozesse, die durchgängig dokumentiert und gestaltet sind und den Mitarbeitenden in den Workflow einbeziehen. Der erste Schritt in Richtung Automatisierung ist daher die Dokumentation aller existierenden Prozesse, die Überprüfung aller Abläufe sowie die Optimierung der Administration. Alle am Prozess beteiligten Abteilungen und Personen müssen umfassend informiert sein und soweit möglich in das Optimierungsprojekt eingebunden werden. Die neu eingeführten Prozesse sollen eine gewisse Bewährungszeit überstehen und sofern notwendig nachjustiert werden.

 

Digitalisierung der bAV/ZWK/ATZ-Prozesse ganzheitlich angehen:

Die Einführung einer smarten IT-Lösung zur Administration der Geschäftsprozesse sollte mit Strategieberatung inkl. der Vorbereitung des Unternehmens auf die Digitalisierung einhergehen. Zu einem ganzheitlichen Ansatz gehören u.a. die folgenden Bausteine, aus denen das Unternehmen selbst, je nach Bedarf, die benötigten Leistungsbausteine auswählen sollte:

 

 

 

Sie wollen Ihre Personalabteilung entlasten und für die Zukunft gewappnet sein, dann vereinbaren Sie gerne einen Termin mit mir, damit wir Ihnen unsere ganzheitliche Lösung zur Digitalisierung Ihrer bAV/ZWK/ATZ vorstellen können.

 

 

Quellen:

Beatrice Hermann: Gedanken zum Thema Digitalisierung – Oktober 2019

Michael Ries: www.ries-solutions.com