Digitale Zeitwertkonten – innovativ, flexibel, lebensphasen­begleitend

Die Flexibilisierung der Lebensarbeitszeit gewinnt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer:innen angesichts demografischer und ökonomischer Veränderungen insgesamt an Bedeutung. Zeitwertkonten erlauben Ihnen dabei, auf die Wünsche von Arbeitnehmenden einzugehen und größere Flexibilität bei Arbeitszeiten anzubieten. Diverse Studien zeigen, dass insbesondere Sabbaticals zunehmend – vor allem bei jüngeren Arbeitnehmenden – eine wichtige Rolle bei der Wahl des Arbeitgebers einnehmen. Daneben steht der Wunsch nach Altersteilzeit und einem vorzeitigen Renteneintritt. Dies untermauert der Umstand, dass immer mehr Arbeitnehmende entweder aus der Altersteilzeit heraus in Rente gehen oder das Angebot „Rente mit 63“ – besonders bei langjährigen Versicherten – in Anspruch nehmen.

Einen zusätzlichen Impuls erhielt die Verbreitung von Zeitwertkontenmodellen durch die für Arbeitnehmer:innen geschaffene Möglichkeit, Wertguthaben aus ihren Zeitwertkonten in eine betriebliche Altersversorgung umzuschichten oder diese auf einen neuen Arbeitgeber zu übertragen.

Zeitwertkontenmodelle stellen also ein flexibles personalpolitisches Instrument dar, mit dem Arbeitnehmende und Arbeitgeber Vorruhestandslösungen und/oder Freistellungszeiten während des Erwerbslebens gestalten können. Kurzum: Mit einem Zeitwertkonto profilieren Sie sich als moderner und innovativer Arbeitgeber.

Funktionsweise

Über Zeitwertkonten können Arbeitnehmer:innen während ihres aktiven Arbeitslebens ein Guthaben ansparen, aus dem sich der Vorruhestand oder bedarfsgerecht die Sabbaticals finanzieren lassen. Die Einbringungen auf das Zeitwertkonto erfolgen in Zeiteinheiten
(z. B. Überstunden) und/oder Geldeinheiten (z. B. Prämien, Weihnachtsgeld). Je nach Verwendungszweck unterscheidet man Lebensarbeitszeitkonten, die zur Finanzierung eines Vorruhestandes dienen und Gleitzeitkonten zur flexiblen Gestaltung der Sabbaticals während des Berufslebens. Das sog. Wertguthaben auf den Zeitwertkonten ist gegen Insolvenz des Arbeitgebers zu sichern. Da das Zuflussprinzip gilt – dies bedeutet, dass die SV-Pflicht erst besteht, wenn das Geld den Arbeitnehmenden zufließt –, sind auch die Arbeitgeber-SV-Anteile ab einer bestimmten Höhe des Wertguthabens gegen Insolvenz zu sichern. Wie oben beschrieben ist der Zweck des Zeitwertkontos die Verwendung für eine bezahlte Freistellung während der Arbeitsphase bei Fortführung des Beschäftigungsverhältnisses. Bei einer anderen Verwendung liegt ein sog. Störfall vor und die SV-Beiträge sind sofort in voller Höhe zu entrichten.
Damit das nachgehalten werden kann, muss man die sog. SV-Luft führen, die der Höhe des im Störfall SV-pflichtigen Einkommens entspricht.

Die Einführung und Nutzung von Zeitwertkonten in Unternehmen basieren auf einer einzelvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden bzw. Arbeitnehmervertretern. Der Arbeitgeber muss seinen Arbeitnehmer:innen mind. 1-mal jährlich über das aktuelle Wertguthaben und die Höhe der SV-Luft auf dem Zeitwertkonto informieren (Stichwort: Kontoauszug). 
Die mit der Führung von Zeitwertkonten verbundenen arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte erweitern das Aufgabengebiet der Personalabteilungen. Dieser Aspekt sowie die gesetzliche Pflicht zur Insolvenzsicherung der Guthaben veranlasst viele Unternehmen, die Verwaltung von Zeitwertguthaben an Produktanbieter, wie Kapitalanlagegesellschaften oder Beratungshäuser, auszulagern.

Leistungsstarke Bestandsverwaltungslösung mit Webportal ist unerlässlich!

Wenn Sie die Zeitwertkontenverwaltung dennoch intern durchführen möchten, dann ist eine leistungsstarke Bestandsverwaltungslösung unabdingbar. Diese muss in der Lage sein, die speziellen Anforderungen bei der Administration aktueller Zeitwertkontenmodelle abzudecken.

Die eingesetzte Systemlösung sollte idealerweise mit einem hohen Automatisierungsgrad den gesamten Lebenszyklus eines Zeitwertkontos unterstützen. Von der Einrichtung über die Spezifizierung der Parameter zur Insolvenzsicherung bis hin zur Auflösung bei Freistellung oder im Störfall. 

Die Software sollte darüber hinaus sicherstellen, gewisse Standardprozesse zu steuern und automatisch durchzuführen:

• Verarbeitung von Datenmeldung, Protokollierung, Reporting
• Durchführung des Handelsprozesses (Generierung Order, Verarbeitung Quittungen, Verbuchen auf virtuellen Arbeitnehmerkonten)
• Durchführung von Umschichtungen
• Verarbeitung Ertragsausschüttungen
• Sicherungsbestandsermittlungen

Die Nutzung von Zeitwertkonten als Mittel zur Lebensarbeitszeitflexibilisierung wird als Einzelvertrag zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen oder bei größeren Unternehmen in Form einer Betriebsvereinbarung getroffen.

Auf Basis dieser Vereinbarung ist es meist erforderlich, virtuelle Konten zu führen, auf denen die Anspruchseingänge (Einbringungen) und deren Entwicklung verwaltet werden. Einbringungen aus Zeit werden beim Partizipationsmodell (Geldmodell) generell mit dem Stundensatz in Geldeinheiten umgerechnet, so dass in der Wertentwicklung entsprechende Stundensatzänderungen Berücksichtigung finden.

Die Entwicklung der Wertguthaben auf den Zeitwertkonten spielt infolge des mittel- bis langfristigen Horizontes, unabhängig von der Einbringungsart, eine wichtige Rolle. Über den sogenannten Anlageplan erfolgt eine Spezifikation der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen.

Im Anlageplan sollte Folgendes definiert werden:

• Festlegung Geld- (Partizipations-) oder Zeitmodell (Karrieremodell)
• Rhythmen der Einbringungen
• In welches Produkt investiert wird
• Eine mögliche Differenzierung der Wertentwicklung nach Einbringungsform
• Führung der SV-Luft
• Gestaltung der Rückdeckungs- und Sicherungsmodalitäten
• Ablaufsteuerung der Geschäftsprozesse pro Arbeitgeber

Finanzierungsprodukte

Eine Verwaltungslösung muss darüber hinaus in der Lage sein, alle marktgängigen Finanzierungsprodukte verwalten zu können. Dies sind derzeit folgende:

• Fonds
• Life-Cycle-Modelle
• Versicherungsprodukte
• Hybridprodukte

Der Datenaustausch mit den jeweiligen Produktanbietern und eine taggenaue Wertstellung sollte automatisch über konfigurierte Services erfolgen.

Berechnung der SV-Luft

Wie bereits dargestellt, spielt die SV-Luft bei der Verwaltung von Zeitwertkonten eine wichtige Rolle im Hinblick auf steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte.
Deren korrekte Führung und Berechnung ist im „Störfall“ (unplanmäßige Auszahlung des Wertguthabens) von entscheidender Bedeutung.
Auftretende Störfälle können sein:

• Kündigung des Arbeitsverhältnisses
• Erwerbs-/Berufsunfähigkeit des Arbeitnehmenden
• Tod des Arbeitnehmenden
• Insolvenz des Arbeitgebers

Wie weiter oben dargestellt, sind Arbeitgeber bei Eintritt des Störfalls verpflichtet, eine nachträgliche Verbeitragung des Guthabens vorzunehmen und die Beträge ordnungsgemäß an die jeweiligen Sozialversicherungsträger abzuführen. Im Störfall „Insolvenz des Arbeitgebers“ übernimmt in der Regel ein Treuhänder die Abwicklung und Abführung der Beiträge.

Ihre Software sollte daher auch in der Lage sein, diese Prozesse zu unterstützen sowie folgende Prozesse durchzuführen:

• Berechnung der SV-Luft nach Summenfelder- oder Optionsmodell
• Generierung des Auszahlungsprozesses
• Erstellung eines Störfallreports, der die Informationen über das Wertguthaben und die SV-Luft enthält

Insolvenzsicherung

Insolvenzsicherung ist ein komplexes Thema. Wählen Sie daher eine Software, die Ihnen hilft, die Komplexität bei der Insolvenzbearbeitung zu reduzieren und bei der Insolvenzsicherungs- und Informationspflicht des Arbeitgebers unterstützt, die mit der Novellierung des Flexi-Gesetzes sowie mit dem Altersteilzeitgesetz (AltTZG) explizit festgeschrieben wurde.
Dies setzt voraus, dass eine Systemlösung zum einen in der Lage sein muss, im Störfall „Insolvenz“-Prozesse automatisch anzustoßen, um den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber und Treuhänder insgesamt zu minimieren.

Zum anderen sollten folgende im Markt gängigen Insolvenzsicherungsmodelle abgebildet werden können.

• Kautionsversicherungen
• Bürgschaftsmodelle
• Treuhandmodelle mit externer Kapitalanlage
• Verpfändungsmodelle

Vorteile und Nutzen einer modernen Systemlösung für die Verwaltung von Zeitwertkonten im Überblick:

• Kontoführung in Geld und/oder Zeit
• Flexible Gestaltung von Anlagestrategien und Rückdeckungslösungen
• Verwaltung und Berechnung der SV-Luft nach Summenfelder- oder Optionsmodell
• Abwicklung von Störfällen
• Abbildung marktgängiger Insolvenzsicherungsmodelle
• Umfassendes Dokumentenmanagement und Reporting
• Kontostandsmitteilung periodisch und nach Bedarf
• Leistungsfähiges und an das Corporate Design anpassbares Web-Informationsportal für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:innen
• optionales Web-Informationsportal für Treuhänder und Vermittler
• Komfortable Anbindung an vorhandene Systemarchitekturen über Schnittstellen
• Zeitgleiche Verwaltung weiterer Modelle der Arbeitszeitflexibilisierung

Was gerade in Bezug auf Arbeitgeber ausgeführt wurde, gilt gleichermaßen auch für Fondsgesellschaften, Versicherungen und Beratungshäuser, die eine Verwaltung von Zeitwertkonten anbieten. Auch hier wird eine optimale Unterstützung aller erforderlichen Geschäftsprozesse benötigt.

Neben der reinen Verwaltung von Zeitwertkonten sollte mit der Verwaltungssoftware im Idealfall auch angrenzende Themen abbildbar sein. Beispielhaft genannt seien:

• Verwaltung von CTA-Modellen
• Verwaltung von Altersteilzeitmodellen
• Verwaltung von Direktzusagen mit fondsbasierter Kapitalanlage

Spezialisierte Beratungen helfen

Suchen Sie sich eine Beratungsgesellschaft, die Sie bei der Einrichtung der Zeitwertkonten und ggf. bei der Verwaltung der Zeitwertkonten unterstützt. Falls Sie sich entscheiden, die Verwaltung intern durchzuführen, halten Sie nach einem fachkundigen Softwarepartner Ausschau, der Ihnen eine Plattform zur Verfügung stellt, mit der Sie eigenständig handlungsfähig sind.

Nachstehend eine Checkliste von Aufgaben, die Sie softwaregestützt selbst durchführen können sollten:

• Einrichten von Arbeitnehmenden (manuell oder per Datenupload)
• Anlage und Verwaltung von Benutzern 
• Melden von Einbringungen (manuell oder per Datenupload)
• Anmelden von Freistellungen
• Anmelden von Störfällen
• Anfordern von Reports