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Mit KI die Datenarchivierung optimieren

Mit KI die Datenarchivierung optimieren


Die Langzeitarchivierung von Daten steckt für Unternehmen der Finanz- und Versicherungswirtschaft voller regulatorischer Fallstricke. Künstliche Intelligenz kann Versicherungsunternehmen bei den Herausforderungen der lästigen Datenarchivierung unterstützen und diese somit effizienter gestalten.

Im Zusammenhang mit der wachsenden Datenflut in Unternehmen, Stichwort „Big Data”, wird ein Aspekt oft etwas vorschnell übersehen. Und das sind die Kosten, die direkt und indirekt mit der Speicherung und Archivierung von Daten entstehen. Sie können durchaus beträchtlich sein, wenn extra zur Archivierung historischer Daten Legacy-Systeme lauffähig gehalten werden müssen.


Aufbewahrungspflichten: Vom Makler bis zur Gesellschaft

Die juristischen Verpflichtungen zur Aufbewahrung von digitalen Vorgängen sind vielfältig. Sie beginnen bereits beim Makler, der sich als Selbstständiger an die Regel der GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) halten muss. Dazu zählen beispielsweise Dokumente, die zur Anbahnung eines Vertrages gehörten. Das können auch E-Mails sein, die auf Basis des Steuerrechts für die Finanzbehörden langfristig und lesbar(!) aufbewahrt werden müssen. Beratungsprotokolle, Ergänzungen von Policen, Änderungsmitteilungen, Schadensregulierungen – die Liste der regulatorischen Vorgaben, die eine Gesellschaft zur langfristigen Archivierung von Geschäftsvorfällen und Dokumenten verpflichten, ist lang.

Wie so häufig umfasst die Fragestellung sowohl fachliche als auch technische Aspekte. Die Aufstellung der Regeln zur Einhaltung der Compliance kann der zuständige Fachbereich übernehmen. Der GDV (Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e.V.) unterstützt hier beispielsweise mit Handreichungen.

Die technischen Details benötigen eine Lösung, wenn feststeht, welche Daten aufbewahrt werden müssen. Das ist auch eine Frage des Formats. So wird PDF/A zwar gern als ISO-normiertes Dateiformat für viele Geschäftsunterlagen ins Spiel gebracht. Das allerdings nicht ohne Qualitätsprüfungen genutzt werden sollte (etwa wegen Artefakten und nicht lesbarer Dokumentkomponenten).

Zusätzliche Stolperfalle DSGVO

Und neben allen anderen Rechtsvorschriften ist in einem Archiv die DSGVO zu beachten. In der Versicherungswirtschaft haben es die Unternehmen regelmäßig mit besonders schützenswerten Dokumenten zu tun. Man denke hier nur an Arztberichte und Gesundheitsdaten. Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Auskunftspflichten, Manipulations- und Revisionssicherheit sind nur einige der Parameter, die beim Archivieren einzuhalten sind.

Gezielte Archivierung aus Legacy-Systemen

Zu den fast klassischen Anekdoten von Beratern beim abendlichen Umtrunk an der Hotelbar gehört die vermeintliche Entdeckung eines Servers im Keller einer Versicherungsgesellschaft, dessen Bedeutung angeblich kein Mitarbeiter mehr kennt. Die Erzählung soll die Rückständigkeit der Versicherungsgesellschaften illustrieren.

Die Lacher sind zwar auf der Seite des Erzählers, sie verstellen aber den Blick auf die pure Not, die zum Betrieb solcher Legacy-Systeme führt. Dem CIO in der Gesellschaft ist mit Sicherheit bewusst, dass er ein Datensilo unterhält – mit allen Nachteilen und Komplikationen, die das umfasst. Aber wie sollen die alten Daten möglichst reibungslos in ein neues System, ein DMS oder eine Archivierungslösung überführt werden? Viele Gesellschaften wählen als Antwort die vermeintlich kostengünstigste Variante. Sie lassen ein veraltetes System dann lieber im Rahmen der Aufbewahrungsfrist weiterlaufen.

Das ist allerdings nur scheinbar günstig: Denn die Systeme müssen dann über die Gesamtdauer mit Updates versorgt, gewartet und möglicherweise mit neuen Lizenzen ausgestattet werden.

KI macht die Archivierung kostengünstiger

Bei genauerer Betrachtung ist es oft günstiger, nur einen Teil der in einem Legacy-System festsitzenden Daten in ein neues System zu übernehmen (sofern der Bestand nicht ohnehin bereits total veraltet ist), beispielsweise aus den vergangenen drei Geschäftsjahren. Die anderen Daten wandern dann in ein auswertbares Archiv. Allerdings wirklich nur die Daten und Dokumente, die tatsächlich aufbewahrt werden müssen.

Systeme mit Künstlicher Intelligenz (Machine Learning) spielen auch bei Datenarchivierung ihre Stärken aus. Dies gilt sowohl bei der initialen Einrichtung eines Datenarchivs wie auch im späteren Betrieb. So wird die Arbeit von Sachbearbeitern vereinfacht. Bearbeitete Fälle werden automatisiert in das Archiv übertragen. Das spart Kosten in der Verwaltung. Entsprechendes Training der maschinellen Komponenten vorausgesetzt. Effektiver und flexibler als starre Filtersysteme und Regeln werden Dokumente erkannt, klassifiziert und mit dem richtigen Status versehen ins Archiv geschickt. Und die veralteten Systeme können endlich in den Ruhestand gehen.

Wie KI Ihnen beim Dokumentenmanagement helfen kann, zeigt Ihnen gerne unser Experte Jan Langkau. Jetzt Termin vereinbaren.

 

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