Digitale Rentenübersicht – diese Daten müssen Sie liefern

Die freiwillige Phase der digitalen Rentenübersicht rückt näher und bereits Ende 2023 startet der Regelbetrieb. In der Zwischenzeit hat die Zentrale Stelle für die Digitale Rentenübersicht (ZfDR) weitere Details zur Umsetzung veröffentlicht.

In diesem Artikel wollen wir Sie darüber informieren, welche Daten Sie bis zum Beginn des Verfahrens vorbereitet sowie zur Verfügung stellen müssen.

Integraler Bestandteil eines jeden Versicherungsproduktes sind stets die zugrundeliegenden Partnerdaten. Im Falle der Digitalen Rentenübersicht werden jedoch nicht die allgegenwärtigen Vor- und Zunamen oder Adressdaten zur Identifikation herangezogen. Vielmehr muss in diesem Szenario die Vorsorgeeinrichtung lediglich anhand zweier Attribute auf einen konkreten Partner schließen und auf die Anfrage der ZfDR reagieren.

Diese beiden Merkmale sind zum einen das Geburtsdatum und zum anderen die Steuer-ID bzw. Identifikationsnummer (§ 139b AO), wie sie mit vollem Namen heißt. Letztere spielte bisher nur eine untergeordnete Rolle und darf zudem aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht ohne validen Grund erhoben und gespeichert werden – weswegen insbesondere bei älteren Verträgen die Steuer-ID den Versicherern meist noch gar nicht bekannt ist.

Da jedoch ab Beginn des Regelbetriebes die Vorsorgeeinrichtungen auskunftsfähig zu sein haben, wenn die Anfragen der ZfDR starten, gilt es hier vorbereitet zu sein; denn nur mit einem idealerweise lückenlosen Bestand von relevanten Steuer-IDs kann eine DRÜ-Anfrage auch berechtigtermaßen abgewiesen werden. Um dieser beträchtlichen und zeitnahen Datenerhebung Herr zu werden, wurde beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) das bekannte Maschinelle Anfrageverfahren (MAV) eigens um einen zusätzlichen Anfragegrund erweitert. Auf dessen Grundlage ist es der Vorsorgeeinrichtung gestattet, auch ohne vorherige Kundenrückfrage um Auskunft über die Steuer-ID eines Kunden beim BZSt zu ersuchen. In Anbetracht der Tatsache, dass in den kommenden Monaten sämtliche Vorsorgeeinrichtungen mit dieser Notwendigkeit zur Vervollständigung ihrer Partnerdaten konfrontiert sein werden, ist zudem mit deutlich gesteigerten Anfragevolumina an die Behörde und dementsprechenden Verzögerungen in der Bearbeitung zu rechnen.

Vertragsdaten

Ist diese strukturelle Grundlage aus Steuer-IDs gelegt, so sind als nächstes die eigentlichen zu meldenden Daten und Werte für die eigenen Kunden bereitzustellen.

Im Antwortdatensatz an die ZfDR ist hierfür das Konstrukt eines „Anspruchs“ für den Rentenempfänger vorgesehen. Je nach vorhandenem Vertrag ist hier ein solcher Anspruch zu befüllen, dessen konkrete Ausgestaltung stark vom zugrundeliegenden Versicherungsprodukt abhängt.

Neben den offensichtlichen Werten wie Vertragsbeginn und Leistungsbeginn sind insbesondere die Werte für Tarifart und Produktart zu betrachten. Während sich die Tarifart noch recht einfach auf den passenden Wert eingrenzen lässt, ist dies für den Schlüssel der Produktart weniger trivial. Hier muss ausgehend vom zugrundeliegenden Versicherungsprodukt entschieden werden, in welche Säule (gesetzlich/betrieblich/privat) und dort in welche konkrete Subkategorie sich der betreffende Anspruch einordnen lässt. Da die zur Auswahl stehenden Schlüssel jedoch nicht absolut trennscharf definiert sind, muss hier bereits vorab eine eingehende Beschäftigung mit der Materie erfolgen, um später maschinell die Vorsorgeansprüche korrekt belegen zu können.

Standmitteilung

Zum Dritten ist die Vorsorgeeinrichtung verpflichtet, in den meisten Fälle die stets letztgültige Standmitteilung je Anspruch zu übermitteln. Dies geschieht in Form einer PDF-Datei, welche fester Bestandteil des Datensatzes sein muss. Allerdings werden hier vonseiten der ZfDR zusätzliche Anforderungen an die genaue Ausgestaltung des Dokuments gestellt.

So müssen die Standmitteilungen sowohl dem Standard PDF/UA für Barrierefreiheit als auch dem Standard PDF/A für Langzeitarchivierung gerecht werden. Konkret empfohlen wird hier das Format PDF/A-2a.

Analog zur bisherigen Auskunftspflicht muss eine Standmitteilung mindestens einmal jährlich aktualisiert zur Verfügung gestellt werden.

Abschließend stellt sich noch die Frage nach der technischen Infrastruktur, welche die nahezu synchrone Kommunikation mit der ZfDR herstellen kann. Da eine Antwort in maximal 30 Sekunden erfolgen muss, ist hier ein hochverfügbares System vonnöten, welches einerseits in das bestehende Unternehmensnetzwerk eingegliedert, aber ebenso von außen ansprechbar und gleichzeitig abgesichert sein muss.

Für all diese Aufgaben von der Vervollständigung der Steuer-IDs über das Aufbereiten der Vertragsdaten bis hin zur Datenhaltung und Bereitstellung an die Behörde empfiehlt sich der Einsatz von in|sure GovInterface aus der in|sure Ecosphere.

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