Anforder­ungen an moderne Provisions­systeme

Die Digitalisierung der Versicherungsbranche schreitet immer weiter voran. Eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden ist hierbei essentiell, um Bedürfnisse und Verkaufschancen zu ermitteln und Kundenbeziehungen zu optimieren. Doch was ist in all den Jahren aus den Vermittlerverwaltungs- und Provisionssystemen geworden? Oftmals nicht viel mehr als das, was gesetzlich vorgeschrieben war. Die alten Systeme funktionieren zwar noch, aber nur noch in teilweise schon historischen Versionen und Programmiersprachen. Eigenentwicklungen sind teuer in der Weiterentwicklung und junge Programmierer sind nur noch schwer für Cobol & Co. zu begeistern.  

Dabei werden die Anforderungen an Provisionsberechnungen und –abrechnungen sowie die variable Vergütung und Bonifikation immer umfangreicher. Die Abrechnungssysteme sollen das Versicherungsunternehmen entlasten und nicht noch zusätzliche Arbeit verursachen. In Zeiten, in denen die Zahl der Vermittler stetig sinkt, sind Transparenz, Auskunftsfähigkeit und Schnelligkeit unverzichtbare Bindeglieder zwischen Unternehmen und Vertrieb. Denn es geht hierbei nicht nur um Geld, sondern auch um Vertrauen. Und genau in dieser Situation kann und sollte man sich von der richtigen Software unterstützen lassen. Sollstellungen werden automatisch errechnet, Vermittler mit ihrer Vertriebsstruktur inklusive Stornohaftungszeitraum und der sich in Haftung befindlichen Beträge ausgewiesen und reportet.

Vermittlerverwaltung, Abrechnung & IDD – (k) ein Widerspruch!?

Erste wichtige und unumgängliche Punkte sind hierbei nach wie vor die Regulierungsanforderungen des Gesetzgebers und die IDD (Insurance Distribution Directive). Diese sollten nicht nur als „lästiges Übel“, sondern auch als Chance gesehen werden. Ein modernes System zur Be- und Abrechnung von Provisionen kann die Versicherungsunternehmen und deren breit gefächerte Vertriebsstruktur unterstützen. So ist es beispielsweise sinnvoll, dass bereits im Antragserfassungsprozess auf die Vermittlerdaten zugegriffen werden kann. Denn dann kann zunächst geprüft werden, ob alle gesetzlichen und darüber hinausgehenden unternehmensinternen Bedingungen zur Vermittlung vom Vermittler erfüllt werden – ganz gleich, über welchen Vertriebskanal der Kunde gewonnen wurde. Das bietet Kunden, Unternehmen und Vermittlern ein hohes Maß an Beratungssicherheit. Und sollte ein Vermittler die Bedingungen einmal nicht erfüllen, dann kann umgehend ein Spezialist zur Klärung hinzugezogen werden.

Auch strukturelle und personelle Veränderungen haben einen Einfluss auf die Anforderungen, denen ein modernes Provisionssystem gerecht werden muss. Nicht selten werden komplette Kundenstämme oder Teile davon mitsamt ihrem zugewiesenen Vermittler aus unterschiedlichen Gründen abgegeben oder übernommen – egal, ob vorübergehend oder dauerhaft. Hinzu kommen berufliche Entwicklungen, die ein individueller Vermittler durchläuft: neue Karrierestufen, genommene Auszeiten, Weiterbildung oder auch die Entscheidung für einen Wechsel des Vertriebsweges. Daraus resultierende Vertragsänderungen sowie Teil- oder Vollstornierungen müssen nachvollziehbar und korrekt abgerechnet bzw. einer genauen Risikoanalyse unterzogen werden. Hinzu kommen andere Vertragsanpassungen, wie veränderte Provisionssätze und Stornoreserven. Auch hierbei müssen juristisch unangreifbare Nachweise geliefert werden. Erhält der Vermittler Abrechnungen aus unterschiedlichen Systemen, führt das zu Verwirrung und zu Mehrarbeit. Und das passiert oft nur durch einen einfachen Vertriebskanalwechsel des Vermittlers. Bei solchen Alltagsszenarien sollte eine Software das Unternehmen unterstützen und die Umsetzung im besten Falle hochgradig automatisiert durchführen. Auch das ist ein Grund, um Vermittlerabrechnung und Vermittlerverwaltung eng zu verzahnen. Ideal ist es, wenn diese beiden Komponenten gemeinsam in einem System abgebildet werden können. 

Den Kundenansprüchen entsprechend hat auch die Produktpalette einen Einfluss auf die Anforderungen eines Provisionssystems. Immer individuellere Produkte sind gefordert und je individueller die Produkte werden, desto breiter und größer wird auch die gesamte Palette. Hinzu kommen oftmals auch Fremd- bzw. Kooperationsprodukte, wie Bankprodukte, Investments oder auch völlig branchenfremde Produkte. Und mit ihnen auch neue Produkteigenschaften: Währungen sowie dazugehörige länderspezifische Umsatzsteuerschlüssel, Haftungsdächer, veränderte Provisions- und Stornoregeln, usw. Ist das zum Einsatz kommende Provisionssystem nicht auf solche Besonderheiten vorbereitet, verkompliziert es die Be- und Abrechnungsprozesse. Eine vollumfängliche und flexible Abbildung sämtlicher Prozesse ist für das entsprechende System daher unabdingbar, um den eigenen Kosten- und Zeitaufwand so gering wie möglich zu halten.  

360–Grad-Sicht auf den Vermittler

Der Vorteil einer 360-Grad-Sicht besteht darin, dass bei einem Vermittler alle Stationen einer Vertriebskarriere, sämtliche Hierarchien, Erlaubnisse, Lizenzen und Berechtigungen sowie Abrechnungen in einem einzigen System abrufbar sind. Der wichtigste Parameter ist hierbei die Multikanalfähigkeit der Software. Dass also alle Vertriebskanäle und Kooperationen in nur einem System abgerechnet werden. Diese Lösung muss sämtliche Vertriebsausprägungen, Vergütungsarten, Bonifikationen und komplexe Vergütungsszenarien abbilden können. Aber allein das reicht noch nicht. Es ist wichtig, dass auch Bearbeitungsverläufe aufgezeichnet werden und nachvollziehbar sind, um vollumfänglich revisionssicher und buchauszugsfähig zu sein.

Letztendlich ist es neben allen Anforderungen, die an ein Provisionssystem an sich bestehen, auch von Vorteil, wenn die Integration in die bestehende Systemlandschaft so schnell und einfach wie möglich vonstattengeht. Die beste Voraussetzung dafür stellt natürlich ein Team dar, das fachliche und technische Unterstützung bietet. Das spart Kosten und Ressourcen.

In jedem Fall ist die Einführung einer neuen Abrechnungssoftware auch eine großartige Chance, um Vergütungsszenarien neu zu überdenken, sowie Prozesse zu optimieren und zu harmonisieren. Und vielleicht ist dann auch Schluss mit den berühmten Sonderlocken und Excel-Listen? Die Zeit ist reif dafür!