In den Nachrichten hört man es überall und spätestens nach der Ansprache der Bundeskanzlerin am 18.03. sollte es jedem klar sein: Die Lage ist ernst und alle müssen ihren Beitrag dazu leisten, die Ausbreitung des Covid-19-Virus zu verlangsamen. Um die Risikogruppen zu schützen, sollen die Bürger zuhause bleiben und soziale Kontakte vermeiden. Wir bei adesso insurance solutions haben daraus unsere Konsequenzen gezogen und selbst Maßnahmen ergriffen. Wenn möglich, wechseln unsere Mitarbeitenden nun ins Home Office, um das Verbreitungsrisiko gering zu halten und den Fortbestand von Produktivität und Qualität zu sichern. Das regelmäßige Arbeiten von Zuhause ist für viele Mitarbeitenden eine unbekannte Situation, an die sie sich erst gewöhnen müssen. Was braucht es also für ein erfolgreiches Home Office?
Jeder Mensch hat seinen eigenen Arbeitsrhythmus – ob nun zu Hause oder im Büro. So unterschiedlich und vielfältig die Menschen, so unterschiedlich und vielfältig auch ihr Arbeitsstil. Beim Home Office wird die tägliche Arbeitsroutine aufgebrochen und das gewohnte Arbeitsfeld verlassen. Ein Ort, an dem sonst die Freizeit verbracht wird, soll plötzlich zum Arbeiten dienen. Im Home Office gibt es somit kein richtig oder falsch. Jeder gestaltet das Arbeiten zu Hause nach den eigenen Bedürfnissen und Vorlieben. Gewisse Maßnahmen – sowohl von Unternehmens- als auch von Arbeitnehmerseite – können die Arbeit jedoch erleichtern.
1. Die richtige Infrastruktur für den Arbeitsalltag im Home Office
Im Unternehmen sollte geklärt werden, welche Infrastruktur für das Home Office nötig ist. Rechner, Mobiltelefon und Internetzugang sind heutzutage wohl in jedem Privathaushalt vorhanden, Lizenzen zu den notwendigen Programmen besitzt allerdings nicht jeder privat. Daher sollte vorab geklärt werden, ob es möglich ist, Firmenlaptops und sonstige Hardware mit nach Hause zu nehmen, Lizenzen für heimische Computer auszugeben oder VPN für den Zugriff auf das Firmennetzwerk einzurichten.
Neben der technischen Infrastruktur helfen Transparenz und eine klare Kommunikation über die Erwartungen an den Mitarbeitenden. Einige Aufgaben lassen sich gut zu Hause bearbeiten, während andere Aufgaben besser auf später verschoben werden. Mitarbeitende sollten zu jedem Zeitpunkt wissen, was zu tun ist und wen sie bei Fragen wie kontaktieren können. Um die Erreichbarkeit zu garantieren, können Kernarbeitszeiten festgelegt werden. Gerade jetzt profitieren die Arbeitnehmer von Sicherheit, Ehrlichkeit und Verständnis. Zur Förderung des Austauschs mit den Kolleginnen und Kollegen eignen sich Telefon- und Videokonferenzen, aber auch Gruppenchats. Dafür können Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Skype Business genutzt werden. Über das Alltagsgeschäft hinaus bietet sich den Mitarbeitern so die Möglichkeit, Erfahrungen und Sorgen miteinander zu teilen. Das schafft ein Wir-Gefühl und erhöht die Motivation. Remote zu arbeiten, muss nicht zwangsweise bedeuten, dass jeder isoliert im stillen Kämmerlein sitzt.
2. Setz dich nicht unter Druck!
Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bedeutet das Home Office gerade zu dieser Zeit eine große Umstellung. Der Arbeitsweg entfällt zwar und man spart Zeit, dennoch sind das Drinnenbleiben, die Sorge um das Wohlergehen der Lieben sowie die ungewisse Zukunft körperlich und psychisch sehr belastend. Deshalb können Mitarbeitende womöglich gerade zu Beginn des Home Office nicht so viel leisten wie sonst. Müssen zudem Pflegebedürftige oder Kinder betreut werden, kann die Arbeitsleistung weiter sinken. Versuche, trotzdem eine positive Grundhaltung zu bewahren[1], und setz dich nicht zu sehr unter Druck. Werde dir deiner Stärken und Schwächen bewusst und nutze diese für die Arbeit. So behältst du auch Zuhause eine gesunde Disziplin.
Gestalte deinen Medienkonsum bewusst und setze auf vertrauenswürdige Informationsquellen, wie die Webseiten der Ministerien, der WHO oder dem Robert-Koch-Institut [1]. Panikmacher in den Medien und auf sozialen Netzwerken solltest du meiden. Panik tut nicht gut und lenkt zusätzlich ab.
3. Schaffe dir dein optimales Arbeitsumfeld!
Bevor du loslegst, schaffe dir die richtige Arbeitsumgebung. Vermeide es, auf dem Sofa oder gar im Bett zu arbeiten. Richte dir stattdessen einen Arbeitsplatz ein, der deinen Bedürfnissen gerecht wird und an dem du dich wohlfühlst. Der richtige Arbeitsplatz hilft dir dabei, dich mental auf das Arbeiten einzustellen und Arbeit von Freizeit zu trennen. Faktoren für einen guten Arbeitsplatz sind die richtige Temperatur, ausreichend Sauerstoffzufuhr durch regelmäßiges Lüften und genügend Licht. Ein Arbeitsplatz am Fenster hat zudem den Vorteil, dass du immer mal wieder in die Ferne schauen kannst. Ständiges Sehen auf kurze Distanzen schadet auf Dauer deinen Augen.
Ruhe spielt für die Konzentration eine entscheidende Rolle. Stimme dich deshalb mit deinen Mitbewohnerinnen und Mitbewohner oder deiner Familie ab, solltest du nicht alleine wohnen. Vor allem Kindern kann es schwerfallen, die neuen Bedürfnisse ihrer Eltern zu verstehen. Erkläre deinem Kind, warum du zwar Zuhause bist, aber trotzdem arbeiten musst. Kinder brauchen gerade jetzt einen strukturierten Tagesablauf, der ihnen Sicherheit gibt: Binde dein Kind also in deine Arbeitsroutine mit ein [2]. Erhält dein Kind digitalen Unterricht, kann es sinnvoll sein, ihm zu signalisieren, dass ihr nun beide arbeiten müsst und danach die freie Zeit miteinander verbringen könnt.
Der fehlende Weg zur Arbeit sorgt mitunter dafür, dass du morgens nicht richtig wach wirst, weil dir frische Luft, Bewegung und Sonnenlicht fehlen. Oft reicht das Licht drinnen nicht aus, die innere Uhr geht nicht richtig und du bleibst müde. Ein regelmäßiger Aufsteh-Rhythmus kann dem entgegenwirken: Stehe rechtzeitig auf und lass dir Zeit zum Wachwerden. Frühstücke gut und selbst wenn du morgens nicht frühstückst, setze dich nicht direkt vom Bett aus und gar noch im Schlafanzug an den Arbeitsplatz. Gib dir Zeit, dich mental auf die Arbeit einzustellen. Gleichzeitig solltest du den Arbeitsbeginn nicht unnötig nach hinten verschieben, denn morgens können Menschen sich besonders gut konzentrieren. Widerstehe deshalb der Versuchung, kleine Aufgaben im Haushalt zu erledigen, bevor du mit der Arbeit anfängst [3]. Gegen unzureichende Lichtverhältnisse kann dir außerdem eine Tageslichtlampe helfen.
4. Lege dir eine Arbeitsroutine fest!
Neben dem richtigen Arbeitsumfeld solltest du auch eine feste Arbeitsroutine für dich etablieren. Plane deine Arbeitszeit sinnvoll, indem du Aufgaben ermittelst, Ziele festlegst und dir selbst Fristen setzt [4]. Und belohne dich, wenn du ein Ziel erreicht hast. Denke daran, regelmäßig Pausen einzulegen, um deine Konzentration wieder zu fördern. Nutze die Pausen, um aufzustehen und dich zu bewegen. Dein Rücken wird es dir danken! Mach während der Pause Dinge, die dir guttun, und lass dich nicht dazu verleiten, Aufgaben im Haushalt zu erledigen. Auch ein kurzer Spaziergang ist eine gute Idee, denn Spazierengehen an der frischen Luft kurbelt deinen Kreislauf an und dein Kopf wird wieder frei. Denke aber immer daran, den aktuellen Mindestabstand zu anderen Personen einzuhalten.
Menschen haben nur einen gewissen Belastbarkeitsgrad, deshalb ist es wichtig, den Kopf frei zu bekommen und neue Energie zu tanken. Der Feierabend sollte darum bewusst gestaltet werden: Verlasse deinen Arbeitsplatz vorerst, auch dann, wenn du eventuell später zum Privatvergnügen dorthin zurückkehren möchtest, um im Internet zu surfen oder Computerspiele zu spielen. Wenn du deinem Körper bewusst signalisierst, dass nicht mehr gearbeitet wird, lassen sich Freizeit und Arbeit auch eindeutiger voneinander trennen und es fällt dir im Umkehrschluss am nächsten Tag leichter, dich auf die Arbeit einzustellen.
5. An erster Stelle steht jedoch: Pass auf dich auf und bleib gesund!
Quellen:
[4] https://www.tagesschau.de/ausland/interview-chatman-home-office-101.html