Kleines Modul, große Aufgabe: Unterstützung der Compliance

In den letzten Jahren hört man immer häufiger den Begriff „Compliance“, aber was bedeutet das eigentlich? Am besten kann man „Compliance“ wohl als „Regeltreue“ oder „Regelkonformität“ übersetzen. In Unternehmen meint man damit, dass sich das Unternehmen an alle geltenden Gesetze und Regelungen hält, oftmals auch an freiwillige Selbstverpflichtungen, die rechtlich nicht bindend sind.

Bausteine für Compliance

Damit sich ein Unternehmen zuverlässig an alle geltenden Gesetze und Regelungen halten kann, benötigt es mehrere Bausteine:

• Der Vorstand des Unternehmens ist verantwortlich, in seinem Unternehmen die Strukturen und das Bewusstsein zu schaffen, dass sich alle an die Regeln halten müssen.
• Juristen müssen die relevanten Gesetze kennen und daraus ableiten, was das Unternehmen tun darf und was es nicht tun darf. Sie sollten den Vorstand beraten, welche Strukturen erforderlich sind, damit die Einhaltung der Regeln sichergestellt und überwacht werden kann.
• Experten übernehmen diese Kontrolle in bestimmten Bereichen, auf die sie spezialisiert sind. Zum Beispiel sorgt ein Datenschutzbeauftragter dafür, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einem Unternehmen nur im Einklang mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stattfindet. Ein Geldwäschebeauftragter (GWB) wäscht nicht etwa Schwarzgeld, sondern er ist dafür verantwortlich, dass sich das Unternehmen nicht an Korruption und Geldwäsche beteiligt und die sich aus dem „Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten“ (Geldwäschegesetz, GwG) ergebenden Verpflichtungen einhält.
• Technische Systeme können die Experten bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben unterstützen, indem sie z. B. zu sperrende oder zu löschende Datensätze mit personenbezogenen Daten identifizieren oder die Namen von Vertragspartnern mit den Namen von Sanktionslisten abgleichen.

Sanktionslisten rücken in den Fokus

Seit dem russischen Überfall auf die Ukraine im Februar 2022 ist das Thema der Sanktionslisten stärker in den Blick geraten, da diese Listen in mehreren Wellen um russische Staatsbürger erweitert wurden, mit denen eine Geschäftsbeziehung innerhalb der EU zuvor problemlos möglich war. Das bedeutet, dass die Geldwäschebeauftragten daraufhin in kurzer Folge neue Listen berücksichtigen und die bestehende Menge an Vertragspartnern daraufhin untersuchen mussten, ob diese nun auf einer dieser Listen auftauchten und entsprechende Konsequenzen zu ziehen wären.

Der Verdachtsmarkierungssatellit

Bei dieser Aufgabe können sich Geldwäschebeauftragte vom „Verdachtsmarkierungssatelliten“, einem Zusatzmodul zu in|sure Partner, unterstützen lassen. Der Verdachtsmarkierungssatellit (VMS) ist eine ergänzende Anwendung, die zusammen mit in|sure Partner installiert wird. in|sure Partner informiert den VMS dann bei jeder Neuanlage oder Änderung eines Partners, sodass dieser prüfen kann, ob sich der Name des Partners auf einer Liste befindet. Sollten sich ein oder mehrere solcher Treffer ergeben, so werden die entsprechenden Datensätze von der Liste als Verdachtsmarkierungen im VMS zu dem betroffenen Partner gespeichert. Anwender:innen, welche die Bearbeitung in in|sure Partner durchgeführt haben, bekommen einen entsprechenden Hinweis, dass eine Verdachtsmarkierung vorliegt und die weitergehende Prüfung durch den GWB abgewartet werden soll. Wenn also ein Vertragsabschluss mit diesem Partner beabsichtigt ist, dann sollte die weitere Verarbeitung des Vertrags pausiert werden, bis eine abschließende Prüfung durch den GWB erfolgt ist.

Die Verdachtsmarkierung

Der GWB hingegen wird beim Auftreten einer neuen Verdachtsmarkierung zu einem Partner ebenfalls informiert. Üblicherweise geschieht dies per E-Mail, aber natürlich ist die Integration in Workflow-Systeme ebenfalls möglich. Der GWB kann sich nun die zu diesem Partner gefundenen Daten in der Verdachtsmarkierung ansehen und bewerten, ob es sich bei dem Partner tatsächlich um die in den Listen genannte Person handelt oder ob hier nur eine zufällige Namensgleichheit vorliegt. Kommt der GWB zu dem Schluss, dass der Partner nicht die auf der Liste genannte Person ist, dann lehnt er die Verdachtsmarkierung ab. Sollte sich der Verdacht bewahrheiten, so wird die Verdachtsmarkierung bestätigt. Bei einer Ablehnung kann der o. g. Prozess zum Vertragsabschluss mit diesem Partner fortgesetzt werden. Bei der Bestätigung einer Verdachtsmarkierung hängt die Fortführung des Prozesses auch von der Liste ab, auf der die Person gefunden wurde. Der VMS verarbeitet derzeit EU- und US-Sanktionslisten sowie eine Liste von „politisch exponierten Personen“ (PEP). Bei politisch exponierten Personen handelt es sich im Wesentlichen um hochrangige Staats- und Regierungsmitarbeiter und deren Angehörige. Eine exakte Definition findet sich in §1 Abs. 12 des GwG. Während mit Personen auf den Sanktionslisten keine Geschäftsbeziehung eingegangen werden darf, ist dies für PEP durchaus zulässig, allerdings muss eine besondere Risikobewertung erfolgen.

Neue Listen

Wird nun von einer der genannten Listen eine neue Version veröffentlicht, so muss diese Liste in den VMS eingespielt und aktiviert werden. Anschließend kann der VMS den gesamten bisherigen Partnerbestand gegen die neu eingespielte Liste abgleichen. Der GWB wird dann nur über solche Fälle informiert, zu denen neue Verdachtsmarkierungen gefunden werden, die zuvor noch nicht bekannt waren und nun einer Bewertung durch den GWB bedürfen.

Unterstützung, keine Bevormundung

Auf diese Weise unterstützt der Verdachtsmarkierungssatellit von in|sure Partner die Geldwäschebeauftragten bei der Aufgabe, die Einhaltung des Geldwäschegesetzes sicherzustellen und somit seinen Beitrag zur Compliance des Unternehmens zu leisten. Die Software vereinfacht dabei den Prozess des Abgleichs der Kundennamen mit denen, die auf den veröffentlichen Listen genannt sind; die endgültige Entscheidung, ob es sich um tatsächlich um eine gelistete Person handelt, trifft weiterhin der Mensch.

Sie möchten mehr über in|sure Partner erfahren? Wenden Sie such gerne an unseren Experten Carsten Voigtländer, Head of Business Development bei adesso insurance solutions.